6 estratégias para perder menos tempo com os e-mails

6 estratégias para perder menos tempo com os e-mails

Qual a sua maior perda de tempo diariamente?

Apesar de o e-mail ser uma das ferramentas mais úteis no dia a dia do empreendedor, também pode se tornar um vilão da produtividade. As mensagens se empilham às dezenas, e nem todas são realmente úteis.

Pensando nesse problema, Jim Schleckser, do site da Inc, fez uma lista com seis estratégias simples para diminuir essas distrações.

1. Controle o tempo gasto

As notificações dos smartphones são uma tentação para olhar a caixa de entrada a todo o momento. Uma saída é criar uma agenda diária, reservando dois ou três horários exclusivos por dia para ler as mensagens. Você pode, por exemplo, separar uma hora pela manhã, outra no almoço e a última no fim do dia. Assim, terá tempo livre para se dedicar a outras atividades, como trabalhar em projetos ou ligar para clientes.

2. Desligue-se das coisas inúteis

Boa parte dos e-mails recebidos na caixa de entrada são rapidamente deletados porque não são importantes. Pense, por exemplo, nas newsletters que você assina, mas não tem mais tempo de ler. Ou então em uma propaganda de venda online de vinhos. Isso tudo é um monte de lixo! Clique em “sair da lista” ou envie um e-mail pedindo para não receber mais as mensagens.

3. Crie regras

Quando você lê seus e-mails, a tendência é que repita padrões. Por isso, determine regras que o ajudem com sua caixa de entrada. A maioria dos sistemas de e-mail permite uma pré-programação, excluindo determinadas mensagens de forma automática ou marcando-as como “ler mais tarde”.

4. Espere

Você ficaria espantado com a quantidade de problemas solucionados sozinhos quando você espera 24 horas para respondê-los. Sempre haverá mensagens urgentes, mas é provável que telefonem para você para agilizar o assunto. Além disso, ao esperar um dia, você verá que outras pessoas que estavam copiadas no e-mail terão tomado a dianteira e resolvido tudo.

5. Delegue tarefas

Sempre que você puder, repasse tarefas contidas nos e-mails à sua equipe, principalmente quando elas não forem o seu foco principal. Escolha as pessoas certas para isso e depois esqueça essas mensagens.

6. Não olhe

A ação mais drástica para tomar é: ignore as mensagens. Se o assunto for realmente importante, as pessoas irão reenviar o pedido para você três ou quatro vezes. Poucos são os e-mails que realmente precisam de uma ação imediata.

Fonte: Revista Pegn / Imagem: Divulgação

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